# 9 情報伝達や円滑なコミュニケーションを図る「プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント」 （対応する童話: 「桃太郎」「長靴を履いた猫」「アリとキリギリス」） **中心主張**: コミュニケーション・マネジメントは、ステークホルダーとのコミュニケーションを円滑に進めるために必要な情報の収集・用意・保管・配付を扱う。要は「誰が、いつ、どのような情報を、誰に、どんな形式で伝達するか」を先に定義して計画書にし、そのとおりに配付し、伝わっているかを監視して改善するということである。 **実践指針** - 計画の場面では、ステークホルダーが必要とする情報を把握し、その伝達方法を決めよ。情報の伝達を漏れなく、効率的にやるにはどうするかを考える。 - 計画書を書く場面では、コミュニケーションの構造を考慮したうえで、「誰が・いつ・どのような情報を・誰に・どんな形式で伝達するか」を定義せよ。曖昧なまま「共有します」で済ませるな。 - 実行の場面では、ステークホルダーが必要とする情報を適切なタイミングで収集・用意し、配付・伝達せよ。 - 相手が意思決定者である場面では、接触機会そのものを設計せよ。「長靴を履いた猫」の猫は、王様と話す機会を増やしてコミュニケーションを円滑にしていた。 - 定期的な報告が必要な場面では、定例会議を活用せよ。「アリとキリギリス」のアリは定例の進捗会議を活用していた。 - プロジェクト期間中は、ステークホルダーが必要とする情報が必要な時に適切な方法で提供されているかを監視せよ。提供の有無だけでなく、正しく伝わっているかを見る。 - ずれが見つかった場面では、情報共有や伝達方法などコミュニケーションのとり方自体を改善せよ。 **根拠となる事例・考え方** STEPは3段階。①ステークホルダーが必要とする情報を把握し、その伝達方法を決める。情報の伝達を漏れなく効率的にやるにはどうするかを決め、「桃太郎」の物語で紹介した「コミュニケーションの構造」を考慮し、誰が、いつ、どのような情報を、誰に、どんな形式で伝達するかを定義してコミュニケーション・マネジメント計画書としてまとめる。②その計画に従って、ステークホルダーが必要とする情報を適切なタイミングで収集・用意し、ステークホルダーに配付・伝達する。「長靴を履いた猫」の物語では、猫は王様と話す機会を増やし、コミュニケーションを円滑に行っていた。「アリとキリギリス」の物語でも、アリは定例の進捗会議を活用していた。③プロジェクト期間中、ステークホルダーが必要とする情報が必要な時に適切な方法で提供されているかを監視し、必要に応じて情報共有や伝達方法などコミュニケーションのとり方を改善する。 コミュニケーションは「送った／伝えた」で終わりにせず、監視と改善のループを回す対象として扱われている点が要点である。 **キーワード** - **コミュニケーション・マネジメント計画書**: 誰が、いつ、どのような情報を、誰に、どんな形式で伝達するかを定義した文書。 - **コミュニケーションの構造**: 情報の送り手・受け手・経路の組み合わせ方（「桃太郎」の章で解説された概念）。計画時に考慮する。 - **情報の配付・伝達**: 必要な情報を適切なタイミングで収集・用意し、ステークホルダーに届ける実行プロセス。 - **監視と改善**: 情報が必要な時に適切な方法で提供されているかを見張り、コミュニケーションのとり方自体を直していく活動。